项目策划书关键业务,业务策划方案怎么写?

项目策划书关键业务,业务策划方案怎么写?

上周,得帆信息财务总监李皓韵小姐姐做客直播间,向大家展示了使用得帆云aPaaS搭建的LTC(Leads To Cash)系统。

短短一个小时,她从实际运用、系统逻辑和核心价值入手,为大家带来一场干货满满的直播。

今天,我们就来回顾一下吧!

1.前因提要

我在去年年末加入得帆后,最主要的职责就是建立一套业财融合体系,串联得帆的业务部门与财务部门。

业财融合是一个相当火热的概念,我的理解里,就是当业务有需要的时候,财务能够参与到业务的决策当中,通过对数据的分析,为业务和决策提供实时有效的数据支撑。而在回到财务本职岗位的时候,也能够根据业务的变化,实时更新财务的管理措施和规则。

收到上线一套业财融合体系的任务时,我深刻感觉到,这项任务时间紧、任务重、难度高。

经过考察和研究,以及和业务团队的小伙伴进行充分沟通后,我认为得帆云aPaaS系统可以完美地满足需求。随后我们理清了业财系统的贯穿逻辑和整体链路。在一个多月的努力后,这套系统已顺利上线且投入使用。

2.LTC业财融合系统的核心价值

在了解LTC业财融合系统的核心价值前,先来搞清楚这两个问题。

Q1:财务部门在企业中应当发挥怎样的作用?

说起财务的作用,我想打一个比方,把一家企业比作一辆在高速路上飞速行驶的汽车。

财务部门最传统的职责就是记录企业各项经营数据,准确公允地反映企业的经营状况。我们将其比喻为车辆的后视镜

但是,由于财务数据记录的滞后性,很难为企业管理层提供更多有价值的建议。我们期望财务部门可以加强对业务的了解,实现和业务的融合。财务部门能够实时监控更多的业务数据,有问题及时纠偏。财务部门的职能,从后视镜转化为了仪表盘

更进一步,当经营管理层提出了企业战略后,作为掌控着企业大量关键数据的部门,财务部门通过战略目标的财务数据采集,能帮助企业更好地完成战略任务,这也就是导航仪的职能。我相信,这也是更多的企业以及财务人对财务部门的期许。

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Q2:为什么要做LTC系统?

在LTC系统建设到最终落实应用的过程中,我们发现这套业财融合系统,发挥了不少价值。

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使用这套系统,财务部门可以准确记录数据。此外,能监控企业实时财务数据,业财风险及时预警,相当于仪表盘功能。动态的预算管理以及线索及机会点的提前排摸,意味着财务能够通过更前置性的数据,做一些滚动预算,为实现导航仪职能打下基础。所以,我认为这套业财融合系统能帮助企业实现数字化管理,为公司决策提供依据。

接下来,我们就通过几个场景化的应用一起体验一下。

  • 费用合规化管理

财务人员在工作日常当中,一直会遇到合规化管理问题。在搭建业财融合系统LTC的时候,我们就已经根据这些需求,搭建了相应的模块,包括报销、付款、备用金等等。

以员工报销为例,进入「报销申请」模块,点击新增,就能填写「报销申请」。填写规则可以提前配置,填写时通过系统赋值功能,关联到具体项目信息。

我们财务也会提前设置一些和记账相关的、完全贴合的费用类别。员工一旦选择了费用类别,记账的过程中,就能实现自动化记账,不需要更多的人工操作了。

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每一家公司都有一套内部控制体系。我们这套LTC系统也提供了良好的内部控制环境,保证财务资产信息的真实性、安全性以及内部运营的合规性、完整性,对企业整体工作的开展起到了积极的作用。

举例来说,系统内置了不同的报销种类、不同的部门、审批流程等等,通过系统控制,可以确保所有流程都能准确按照公司的规章制度来进行审批。系统控制远优于人工控制,不仅能减少财务部门在流程准确性审核工作上耗费的时间,更是大大提升企业的运转效率。

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部分报销审批流程

  • 财务数据实时监控

在LTC系统中,打开「财务分析」中的「数据分析」就能看到财务数据展示,包括柱状图、饼图等等,以及贴心的日历功能。

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以往,财务人员可能会在合同签完、甚至直到开票才知道又签了合同。但是现在,通过系统内实时数据的抓取,我们财务就可以实时掌握业务情况,提前安排资源。

  • 及时预警业财风险

在系统中,我们设计了项目预警的机制。项目的进度情况会实时生成红绿灯提示,比如有延期风险,是红灯警示。同时系统生成可视化的甘特图,主管可以非常直观地了解到项目情况。

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同时,财务系统中也有相应的警示机制。比如在进行「项目收入管理」时,如果已开票显示为绿灯;如果在未开票状态下,收入确认目标距离今天超过30天为绿灯,低于30天、有延误开票风险为黄灯;已经超过了收入确认时间还没有开票,为红灯。

这样的预警机制便于实时监管,如发现回款异常项目,可及时中止或终止项目推进,提高回款率。

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  • 动态的预算管理

预算管理在我们的系统中体现为两方面:「项目信息」和「开票及收款」。

在「项目信息」的「项目预算」中,包含合同信息、人员成本、成本预估、客户信息等项目详细信息,项目的基本情况一目了然。预估毛利情况、毛利率和毛利值,项目主管和审批人员在进场前就已经心中有数了。

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财务在「开票及收款」中关联预算情况相关的表单,维护财务数据,检查是否按期开票及收款。

做好动态预算管理,在日常工作中,有很大的指导意义。完成预算后,财务可在项目进行的过程中,实时抓取数据,查看每一个项目是不是按照预算情况在走,如果发现问题及时介入,同时也利于未来的项目数据分析。

  • 线索及机会点提前排摸

以上我向大家展示了一条非常长的链路,包括从前期已知的线索,转化为商机,有了商机,客户意向大了之后,预估项目成本,指导合同报价。然后合同落地,业务部门安排资源,财务规划现金流的情况,查看项目进度,完成一定进度后,开始开票、收款,费用的归集等等,最终形成公司收益。

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在这样一长条的链路当中,传统财务最关心的是开票及收款。但是,想要财务部门的职能提升,就要参与到前线的业务链当中,依靠现有的数据,分析项目情况。在客户的成本报价和预估的时候,财务要给到业务部门测算模型和参考数据。

如果财务想要进一步发挥导航仪的功能,就要深入到销售部门的核心指标,做好滚动预算,根据现有公司规模数据去预估公司未来发展情况。更前线地参与到业务链中,能够帮助财务发挥更多的作用。

3.LTC系统的基本结构和逻辑串联

  • LTC系统的模块构成

LTC系统的模块构成,可以分为简单的两块,一个是企业端和管理端,一个是员工端和用户端。企业端和管理端就是不同的业务部门基于管理需求设置的应用模块。比如:

  • 销售部门设置销售管理系统,涉及到客户、商机、合同、数据等。
  • 财务部门设置财务管理系统,涉及到预算、开票、报销等。
  • 业务部门设置项目管理系统,涉及到立项,进度管理等。
  • HR设置HR管理系统,涉及到员工关系、Timesheet等。

考虑到员工使用体验和权限设置,员工端和用户端集成了所有员工的常用功能,让员工在一个系统内办完所有的事情,也就是员工自助服务系统。

此外,由于aPaaS的敏捷特性,系统中也能随时添加其他应用,比如培训管理、交付运维管理等等。每一家公司及其职能部门都可以根据自己的需求去设计系统的具体功能。

  • LTC系统的使命

在介绍LTC系统的核心价值前,我先引入“平衡计分卡”的概念。企业的经营管理层和财务人员应该都非常熟悉这个概念。

平衡计分卡是一种基于战略管理的绩效考核方式,从财务、客户、内部运营、学习与成长四个角度,将组织的战略落实为可操作的衡量指标和目标值。

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平衡计分卡的四象限是一个环环相扣的过程。假如将企业的战略规划和目标拆解为财务指标,那这个财务指标怎么落地呢?又怎么把它分解到客户当中呢?是提升客户的总量,还是规划客户的类别,比如设置KA客户、ABC类客户、大中小类客户,按类别提供特定服务?

总而言之,要通过一系列的措施来确保我们能够更好地服务客户,提升来自客户的重复性收入,增加可辐射客户的增长性收入,最终达成战略规划。因此,规范和优化企业运营,做好团队的学习和成长,是达成战略目标的基础和前提。

在设置LTC系统架构的时候,我们有意识地将平衡积分卡的概念落实到系统中。LTC系统使合同全生命周期管理,项目全周期管理成为可能,通过不同模块细分管理,实时从不同维度对指标进行监控和复盘,及时跟进问题、解决问题,提升企业内部运作效率,更好地服务客户。

LTC系统的逻辑串联

简单来说,LTC的全称是Leads To Cash。业务流程中,最早收集到的线索就是Leads,最后收到的客户的钱叫Cash。那么应该如何通过LTC系统来串联业务和财务呢?

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如上图所示,我们将刚才提到的收益链简单整理为这五步,其中涉及的业务流程几乎贯穿了公司所有业务部门,不同部门还有不同的应用。于是,现在的问题就变成了,如何串联这些应用?

财务部门根据财务主数据设置来规范数据,为客户设置客户编码、合同编码和项目编码,并这将三个主数据关联起来,串联起了客户的整条业务线。只要保证财务主数据的准确性、完整性和唯一性,哪怕再多的业务应用,运营链路都能十分畅通,也就成功串联起了这些应用。

同时我们在搭建时整理了以下这套简化版业务流程图,进一步理清业务流程,串联业务逻辑。

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我们结合刚刚介绍的重点功能和关键节点,再向大家展示一下:

  • // 客户管理//

「客户管理」属于销售管理模块内。财务部门对「客户管理」有审核权,客户主数据在设置的时候必须是唯一的、准确的,每个客户都会生成唯一的客户编码。这点可以通过字段设置的查重功能实现。

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客户经理在「客户管理」内进行客户信息维护,单个客户可以生成多个商机。生成商机后,会同步到「售前申请」中,售前部门进一步跟进。如果成功签订合同,也将流转到「合同管理」模块内。

  • // 合同管理//

对于已经做好项目预算的合同,会生成唯一的合同编码和对应的项目编码,与后续收入管理、财务核算等对接。

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  • // 发票管理//

得帆财务部门的开票规则是这样的:项目主管在系统中申请开票后,只能看到开票信息,发票信息是财务人员后期维护的。开票完成后,财务人员会进一步维护收入和收款信息,关联到对应的项目编码下。

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项目中的每一笔款项详情,项目主管能直接看到。而对财务人员来说,通过LTC系统,不仅能实时掌控项目数据,从商机到现金的流入,整条业务线也就此打通了。

4.LTC系统如何帮助财务高效协同工作

最后来跟大家分享一下LTC系统是如何帮助财务做到高效协同工作的。

  • 记账模式自动化

通过系统配置,业务数据和财务数据的一些字段能够完全匹配,这能帮助财务实现自动化记账,迅速提升财务工作效率。

原始记账只要记费用、金额和科目。但随着企业发展,记账要求也越来越高,需要具体到这笔费用是哪个部门发生的,什么区域,哪个项目,客户是谁?这时候财务系统里面就会设置越来越多的字段。

这意味着单笔账目处理要花更长的时间。以报销为例,如果一个月收到1000笔报销,假设5分钟记一笔,仅仅报销工作就要花去一位财务人员将近10个工作日的时间,还不包括中间出差错的情况。

现在,我们在业务系统里面设置与财务系统完全匹配的字段,实现自动化记账,财务就可以节省时间做更多分析类工作。

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  • 业务数据细致化

LTC系统的各个业务模块,可以根据业务以及财务的需求来设置相应的参数,从而满足业务和财务双向的监控和统计需求,业务数据更加细致。

打个比方,财务记账的时候一定是记录甲方,但在业务系统中,有时候会分别设置甲方合同和实际使用客户。财务系统里,原本不存在实际使用客户这个参数,现在可以通过抓取和分析业务数据,字段填写更准确,更契合实际情况。

同理,项目类型,实施方法等等,也不存在于财务系统中,但是把它们设置到业务模块后,财务人员就可以根据这些字段,调整分析角度,给出更准确的客户画像。

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  • 数据显示及时化

在上线系统之前,业务部门和财务部门对于数据的打通还是存在一定的壁垒的。以前大家想要了解项目进度,就要向各个项目主管去收集项目信息,效率很低。

当这套业财系统上线,每一个人都可以在系统里直观看到业务数据,项目主管能更及时地去应对风险,财务人员和管理层能及时了解项目以及公司的财务情况,从而提升项目过程管控能力

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5.总结

我相信,LTC系统使用可以带来客户满意度的提升。我们以系统为手段,持续关注和理解客户的需求,帮我们更好地理解客户。在工作当中不断提升响应速度,及时跟踪项目进度,优化客户的体验,从而做到提升客户的满意度,通过更好的服务帮助成就客户的商业成功。

对于内部的业务团队来说呢?我觉得LTC拉动了公司内部的所有成员,打破了部门墙。通过内置的系统逻辑,提前预估业务指标,决策可以更“前”,大大提升了资源利用率以及团队效率。系统业务数据的预警功能,全流程线上化管理,也帮我们做到及时纠偏,提升一线部门的运作效率和协同效果。

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客户满意度的提升和业务团队整体作战实力的提升,一定会带来公司价值的增长。反映到财务层面,就是企业项目盈利性的提升,资金流动性的充裕,以及公司营收的快速增长。这也是每一家公司的经营管理层以及财务人员最期待看到的。

关于得帆云aPaaS在企业中的妙用,我们也将继续为大家分享。得帆云期待有机会与您深入探讨!


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